Banktransacties matchen als bedragen niet één op één kloppen

Van alle facturen en bonnen die AirBill dit jaar verwerkte, is 100 procent gematcht. Dat geldt ook voor de gevallen waarin matchen normaal vastloopt: één betaling voor meerdere bonnen, één factuur die in delen wordt betaald, en een betaling die afwijkt van het bedrag op de bon. Hieronder per situatie wat AirBill doet.

Waarom blijven sommige transacties hangen bij het matchen?

Omdat het bedrag op de bon of factuur niet altijd overeenkomt met het bedrag op het bankafschrift. Eén bon die in één keer wordt betaald, is makkelijk te koppelen. De praktijk is rommeliger.

Een klant rekent drie facturen van dezelfde leverancier in één overboeking af. Een grotere aankoop wordt in termijnen betaald. In een restaurant komt er fooi bij. In al die gevallen klopt het bedrag op het document niet met het bedrag op het bankafschrift, en belandt de transactie bij een medewerker die het handmatig uitzoekt.

AirBill doet drie dingen die andere partijen voor factuurherkenning niet doen. Ze staan hieronder uitgewerkt.

Kan één banktransactie aan meerdere bonnen worden gekoppeld?

Ja. AirBill herkent zelf dat één betaling bij meerdere bonnen of facturen hoort en koppelt ze, zonder dat er een medewerker aan te pas komt.

Een voorbeeld. Een klant ontvangt drie facturen van zijn groothandel: €120,00, €245,00 en €87,50. Hij betaalt ze in één keer, met een overboeking van €452,50. Er is geen document met dat bedrag, dus een systeem dat alleen één op één zoekt, vindt niets. AirBill ziet dat de drie facturen samen het betaalde bedrag vormen en koppelt alle drie aan die ene transactie.

Werkt dat ook als één factuur in termijnen wordt betaald?

Ja, ook andersom gaat het automatisch: meerdere betalingen worden aan die ene factuur gekoppeld.

Stel dat een klant een factuur van €3.000 voor nieuwe apparatuur in twee delen betaalt, €1.800 nu en €1.200 een maand later. Geen van beide betalingen komt overeen met het factuurbedrag. AirBill herkent ze als deelbetalingen op dezelfde factuur en koppelt beide transacties eraan.

Wat gebeurt er als de betaling afwijkt van de bon?

AirBill markeert het verschil en corrigeert het met een boekingsvoorstel op basis van de verwachte correctie.

Een afwijking tussen betaling en document heeft meestal een herkenbare oorzaak. Een paar voorbeelden:

Fooi. De restaurantbon is €84,50, maar van de rekening gaat €95,00 af. Het verschil van €10,50 staat op geen enkel document.
Te veel betaald aan een leverancier. Een factuur van €640 wordt per ongeluk als €680 overgemaakt.
Salaris van de dga. Een directeur-grootaandeelhouder keert zichzelf meer of minder salaris uit dan afgesproken.

In plaats van dat zo'n transactie stil blijft liggen tot iemand hem opmerkt, markeert AirBill de afwijking en maakt het een boekingsvoorstel dat het verschil corrigeert. De accountant ziet het gemarkeerde geval met het voorstel erbij.

Welke situaties vangt AirBill dus automatisch op?

Eén betaling voor meerdere bonnen. Drie facturen afgerekend met één overboeking van €452,50? AirBill koppelt alle bonnen aan die ene transactie.
Eén factuur in meerdere betalingen. Een factuur van €3.000 in twee delen betaald? AirBill koppelt beide deelbetalingen aan dezelfde factuur.
Een betaling die afwijkt van de bon. Fooi, een te hoog bedrag aan een leverancier of een afwijkend dga-salaris? AirBill markeert het verschil en corrigeert het met een boekingsvoorstel.

Wat levert dit je kantoor op?

Minder transacties die op "nog te verwerken" blijven staan tot het einde van de maand. Juist de gevallen die niet één op één kloppen, kosten de meeste tijd: uitzoeken welke bonnen bij welke betaling horen, de klant om uitleg vragen, een correctieboeking bedenken. Als dat werk automatisch gebeurt, houdt je team tijd over voor de dossiers waar wel een oordeel nodig is.

Matchen is één onderdeel van AirBill. Het platform verzamelt ook de bonnen bij je klanten, stelt via de AI-agent vragen over onduidelijke transacties en koppelt met Exact. AirBill kost €10 per klant per maand, betaald door het kantoor. Daarnaast heb je basis boekhoudsoftware nodig voor je rapportages (€4 tot €8 per klant per maand). De app is gratis voor je klanten.

Demo aanvragen