Waarom raak je als ondernemer nog steeds bonnetjes kwijt?

Bonnetjes komen, anders dan factuur, vaak op onverwachte momenten binnen: bij de parkeermeter, in de bouwmarkt of na een lunch met een klant. Daardoor is er geen vast moment waarop je ze verwerkt. Voor je het weet, belandt een bonnetje in een broekzak, tussen de foto’s op je telefoon of ergens in je mailbox. Dat is meer dan alleen onhandig. Ontbreekt het bonnetje in je administratie, dan kun je de btw over die aankoop vaak niet meer terugvragen.

Hoe lang moet je bonnetjes eigenlijk bewaren?

Zeven jaar, vanaf het einde van het boekjaar waarin je de aankoop deed. Voor gegevens over onroerend goed geldt een bewaartermijn van tien jaar. Een bonnetje van maart 2026 hoort dus bij het boekjaar 2026, en moet je bewaren tot en met 2033. Je mag bonnetjes digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel.

Wat moet er op een bonnetje staan om geldig te zijn?

Dat hangt af van het bedrag: tot en met €100 mag een vereenvoudigde bon, daarboven heb je een volledige factuur nodig.

Tot en met €100 inclusief btw

Type bon: Vereenvoudigde factuur, bijvoorbeeld een kassabon
Verplichte gegevens: Datum, naam en adres van de leverancier, wat er geleverd is, de btw of de gegevens om de btw te berekenen
Niet verplicht jouw naam op de bon

Boven €100 inclusief btw

Type bon: Volledige factuur
Verplichte gegevens: Alle gegevens van een volledige factuur, waaronder ook jouw naam en adres als afnemer
Wel verplicht jouw naam op de bon

Een kassabonnetje van de bouwmarkt voor €40 hoeft dus niet op jouw naam te staan om de btw te kunnen aftrekken. Een factuur van €250 voor nieuwe apparatuur wel.

Is een bankafschrift ook genoeg als bewijs?

Nee, een bankafschrift laat alleen zien dat je hebt betaald, niet wat je hebt gekocht of hoeveel btw daarbij hoort. Voor de btw-aftrek heb je de bon of factuur zelf nodig, met de gegevens die daarop moeten staan. Een pinbetaling in je bankoverzicht is dus geen vervanging voor het bonnetje, hooguit een aanwijzing dat je ergens iets hebt afgerekend.

Wat gebeurt er als een bonnetje ontbreekt?

Meestal dat je de btw over die aankoop niet kunt aftrekken, omdat je daarvoor een juiste factuur nodig hebt. De uitgave zelf blijft gewoon een zakelijke kostenpost, alleen zonder de btw die je anders had kunnen terugvragen. Bij een enkel kwijtgeraakt bonnetje van een paar euro maakt dat weinig uit. Bij een aankoop van een paar honderd euro scheelt het al snel meer dan de moeite die het kost om de bon meteen op de juiste plek te zetten.

Waarom is dit zo'n hardnekkig probleem?

Omdat er, anders dan bij facturen die je zelf verstuurt, geen vast kanaal is waarlangs bonnetjes binnenkomen. Een factuur maak je zelf aan, in een programma dat je kent (gratis in AirBill app), op een moment dat jij kiest. Een bonnetje krijg je aangereikt: op papier bij de kassa, als bijlage in een e-mail, soms als foto die een medewerker doorstuurt. Elke bron werkt anders, en niets daarvan komt vanzelf op één plek terecht.

Wat doe je er nu waarschijnlijk mee?

Verzamelen tot het niet meer anders kan, meestal vlak voor de btw-aangifte. Een stapel in een la, een map vol foto's op je telefoon, een e-mailbox met bijlagen die je nooit hebt gesorteerd. Vlak voor de deadline ga je alles doorzoeken, en dan blijkt een bonnetje onleesbaar, verdwenen, of gewoon nooit gefotografeerd. Op dat moment is een paar euro btw geen ramp, maar het is wel tijd die je liever ergens anders aan besteedt.

In de AirBill-app koppel je je e-mailinbox, fotorol en bankrekening. AirBill haalt automatisch elke factuur en elk bonnetje op uit je mail en foto's en matcht ze met de bijbehorende banktransactie, zodat je zelf niets hoeft te verzamelen of door te sturen. De app is gratis te gebruiken.

Lees een ander interessant artikel hoe jij als ondernemer gratis facturen kan maken.