Periodieke facturen en gegenereerde facturen

Een periodiek schema maakt en verstuurt je terugkerende facturen automatisch. Zo lees je de schema's, hun statussen en de facturen die eruit voortkomen.

Wat een periodiek schema is

Een periodiek factuurschema is een sjabloon met een ritme: dezelfde klant, dezelfde regels, en een frequentie zoals maandelijks op de 1e. Zolang het schema actief is, maakt AirBill op elke geplande datum automatisch de factuur aan en verstuurt hem met jouw e-mailtekst. Jij hoeft er niets meer voor te doen.

Je opent de schema’s via het klokje rechtsboven in je facturenoverzicht.

De schemalijst

De lijst groepeert je schema’s op status: Concepten, Actief, Gepauzeerd, Geannuleerd en Voltooid. Per schema zie je de klant, het factuurbedrag inclusief btw en — bij actieve schema’s — wanneer de volgende factuur uitgaat. Zoeken op klant en filteren op status of frequentie kan bovenin.

Het schema in detail

Een actief maandschema. Op het tabblad Facturen zie je wat al is aangemaakt en wat gepland staat.

Een schema heeft drie tabbladen:

Details — de klant, jouw gegevens en de factuurregels uit het sjabloon.
Schema — de looptijd, frequentie, eerstvolgende factuurdatum en betaaltermijn.
Facturen — de geschiedenis én de toekomst. Al aangemaakte facturen staan er met hun echte status (Betaald, Verzonden) en zijn te openen; toekomstige runs staan eronder als grijze regels met Gepland.

Statussen van een schema

Concept — opgeslagen maar nog niet actief; er wordt nog niets aangemaakt.
Actief — het schema loopt en maakt facturen aan op de geplande data.
Gepauzeerd — tijdelijk stil. Er gaat niets uit; gemiste data worden bij hervatten overgeslagen, niet ingehaald.
Geannuleerd — definitief gestopt. Het schema blijft zichtbaar ter referentie, maar kan niet opnieuw geactiveerd worden.
Voltooid — de einddatum is bereikt; het schema is klaar.

Onderin het detailscherm vind je per status de passende actie — activeren, Pauzeren, Hervatten of dupliceren — en via ⋯ ook bewerken en annuleren. Reeds aangemaakte facturen blijven altijd gewoon in je administratie staan, wat er ook met het schema gebeurt.

Veelvoorkomende problemen

Er wordt geen factuur aangemaakt

Controleer de status: alleen een actief schema maakt facturen aan. Een concept moet je eerst activeren; een gepauzeerd schema moet je hervatten.

Je mist een factuur van tijdens de pauze

Dat klopt: data die in de pauze vielen worden overgeslagen. Maak die factuur zo nodig eenmalig handmatig aan.

Een geannuleerd schema weer aanzetten lukt niet

Annuleren is definitief. Gebruik Dupliceren — je krijgt een nieuw concept met dezelfde inhoud, dat vanaf vandaag verder telt.